Was ist das Thema überhaupt?
Intelligente Wareneingangsverarbeitung mit Künstlicher Intelligenz in SAP
Die Wareneingangsverarbeitung ist ein zentraler Bestandteil der logistischen Kette eines jeden Unternehmens. Sie umfasst alle Aktivitäten vom Eintreffen der Ware über die Prüfung und Erfassung bis hin zur Einlagerung und der anschließenden Rechnungsprüfung. Traditionell sind diese Prozesse stark von manuellen Tätigkeiten geprägt: Lieferscheine werden geprüft, Mengen gezählt, Daten ins System eingegeben und mit Bestellungen abgeglichen. All diese Vorgehensweisen sind zeitaufwendig, fehleranfällig und binden wertvolle Ressourcen.
Mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz in SAP, insbesondere in Verbindung mit modernen Technologien wie Bilderkennung, Machine Learning und automatischer Dokumentenverarbeitung, werden diese Prozesse grundlegend verändert. Intelligente Systeme erkennen und verarbeiten Waren und Dokumente automatisiert, gleichen sie mit den Bestelldaten ab und stoßen Folgeprozesse wie die Qualitätsprüfung oder die Rechnungsfreigabe an. Die KI lernt dabei kontinuierlich aus den vorhandenen Daten und verbessert ihre Erkennungs- und Entscheidungsfähigkeit stetig weiter
SAP bietet hierfür verschiedene Lösungen, die direkt in die SAP-Systemlandschaft integriert werden können, wie etwa SAP S/4HANA, das SAP Extended Warehouse Management (EWM) und die SAP Business Technology Platform (BTP) mit spezialisierten KI-Services. Ziel ist es, den Wareneingang so weit wie möglich zu automatisieren, Fehlerquellen zu minimieren und die Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit der Prozesse zu maximieren
Worum geht es konkret im Arbeitsalltag und im Unternehmen?
Die intelligente Wareneingangsverarbeitung mit SAP-Technologie sorgt für eine deutliche Entlastung in den logistischen und buchhalterischen Abläufen. Der Prozess beginnt, sobald eine Lieferung eintrifft: Begleitdokumente wie Lieferscheine, Packlisten oder Versandetiketten werden über mobile Endgeräte, Scanner oder Upload digital erfasst. Anschließend übernimmt eine KI-gestützte Lösung – beispielsweise basierend auf der SAP Business Technology Platform (BTP) mit dem Service Document Information Extraction (DOX) – die automatische Auslesung relevanter Informationen wie Bestellnummern, Artikelbezeichnungen, Mengen oder Chargen.
Diese Daten werden strukturiert an das SAP-System übergeben und direkt mit den bestehenden Einkaufsbelegen im System abgeglichen. Dabei werden Standard- wie auch Sonderfälle unterstützt – von Teillieferungen über Artikelabweichungen bis hin zu fehlenden oder mehrfach gelieferten Positionen. Die automatisierte Verarbeitung sorgt für eine konsistente Datenlage und ermöglicht eine schnellere, nachvollziehbare Folgebearbeitung in Lagerverwaltung, Qualitätssicherung oder Rechnungsprüfung.
Besonderer Mehrwert entsteht für die Buchhaltung – insbesondere im Monats- oder Jahresabschluss:
Dank der zeitnahen und systemseitig sauberen Buchung der Wareneingänge wird die Transparenz auf dem WE/RE-Konto deutlich erhöht. Offene Posten aufgrund fehlender Lieferscheine oder verspäteter Verbuchung lassen sich minimieren. So sinkt der manuelle Abstimmungsaufwand zwischen Buchhaltung, Einkauf und Logistik erheblich. Der Abschluss wird zuverlässiger, schneller und belastbarer – und schafft Raum für wertschöpfende Tätigkeiten statt aufwändiger Klärungsprozesse.
Die eingesetzten Technologien lassen sich flexibel an neue Belegformate, Lieferanten oder Warenarten anpassen. Damit steigt die Automatisierungsquote kontinuierlich – und das System liefert eine zuverlässige Entscheidungsgrundlage für alle beteiligten Fachbereiche.
Welche konkreten Vorteile bringt es Ihrem Business?
Durch die Automatisierung der Erfassung, Prüfung und Buchung von Wareneingängen sinkt der manuelle Aufwand drastisch. Prozesse, die früher viele Minuten oder gar Stunden pro Lieferung in Anspruch nahmen, werden heute in Sekunden oder wenigen Minuten erledigt. Das bedeutet: Ihre Mitarbeitenden gewinnen wertvolle Zeit für anspruchsvollere Aufgaben, und Sie sparen Kosten durch reduzierte Fehler und Nacharbeiten.
KI-basierte Systeme erkennen Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferung präzise und melden diese sofort. Dadurch werden Fehlerquellen wie Zahlendreher, Übertragungsfehler oder falsch zugeordnete Waren nahezu ausgeschlossen. Die lückenlose Dokumentation aller Schritte sorgt zudem für eine hohe Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit der Prozesse.
Alle erfassten Daten stehen in Echtzeit im SAP-System zur Verfügung. Sie sehen jederzeit, welche Waren eingegangen sind, ob es Abweichungen gab und wie der aktuelle Lagerbestand aussieht. Dies ermöglicht eine präzisere Steuerung der Bestände, eine bessere Planung und eine schnellere Reaktion auf Engpässe oder Überbestände.
Die intelligenten Lösungen sind vollständig in die SAP-Systemlandschaft integriert. Das bedeutet: Die erfassten Daten stehen sofort für nachgelagerte Prozesse wie Lagerverwaltung, Qualitätsmanagement, Rechnungsprüfung oder Controlling zur Verfügung. Medienbrüche und doppelte Datenerfassungen gehören der Vergangenheit an.
Die KI-Lösungen wachsen mit Ihrem Unternehmen. Sie sind in der Lage, steigende Liefermengen, neue Lieferanten oder zusätzliche Standorte problemlos zu verarbeiten. Gleichzeitig profitieren Sie von kontinuierlichen Weiterentwicklungen und Innovationen im Bereich der Künstlichen Intelligenz und SAP-Technologie.
Durch die digitale, zentrale Erfassung und Verarbeitung aller relevanten Daten können Einkauf, Lager, Qualitätsmanagement und Rechnungswesen effizienter zusammenarbeiten. Informationen sind jederzeit und für alle Beteiligten verfügbar, was Abstimmungsaufwände reduziert und die Zusammenarbeit verbessert.
Die Digitalisierung papierbasierter Prozesse reduziert den Papierverbrauch und spart Platz, Pflege- und Wartungskosten. Gleichzeitig wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung und Dokumentation erleichtert.
Fazit
Mit intelligenter Wareneingangsverarbeitung auf Basis von KI in SAP machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.
Sie profitieren von automatisierten, fehlerfreien Prozessen, gewinnen wertvolle Zeit, verbessern Ihre Transparenz und steigern Ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig. T.CON begleitet Sie auf diesem Weg – von der ersten Analyse bis zum erfolgreichen Go-Live und darüber hinaus. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Ihre Logistikprozesse gemeinsam transformieren können.
